What-to-know: Digitales Schwarzes Brett

Digitale Schwarzes Brett, digitales Infoboard oder einfach nur Infoscreen. Es gibt unterschiedliche Begrifflichkeiten für ein und dasselbe Setup. Unabhängig von der Bezeichnung läuft das Digitale Schwarze Brett dem klassischen Aushang allmählich den Rang ab. Das liegt vor allem an den vielen Vorteilen der digitalen Variante. Im Vergleich zur herkömmlichen Unternehmenskommunikation müssen Informationen nicht mehr mühsam ausgedruckt und verteilt oder an eine Pinnwand gehängt werden. Das verhindert zum einen den Verbrauch von Papier, zum anderen spart man viel Zeit und Geld und erreicht jeden Mitarbeiter gleich.

Da bei der Konzeption, der Umsetzung und im laufenden Betrieb einiges schief gehen kann, soll in nachfolgendem Beitrag auf alle wesentlichen Anforderungen eingegangen werden (Stand 05.01.2022).

Disclaimer: Dieser Beitrag soll Ihnen einen grundsätzlichen Überblick über die wesentlichen Anforderungen und Möglichkeiten geben. Der Beitrag soll Ihnen helfen, mögliche Fallstricke bzgl. der Umsetzung zu verstehen. Zwar wird in Summe versucht alle Details so umfassend wie möglich zu berücksichtigen, jedoch beschränkt der Inhalt sich auf das Wesentliche. Für weitergehende Informationen sind entsprechend Fachbeiträge verlinkt.

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1. Grundsätzliches

In Zeiten einer zunehmenden digitalisierten Welt ist es wichtiger als je zuvor, dass Informationen MitarbeiterInnen möglichst schnell und effektiv erreichen (interne Kommunikation). Gemeinsames Wissen und der schnelle Zugang dazu sind eine Grundlage, um in einer schneller werdenden Umgebung Schritt zu halten. Um allen MitarbeiterInnen in einem Unternehmen, auch denen die keinen Zugang zu einem PC haben, die gleichen Informationen zur Verfügung zu stellen, können Displays in Form von digitalen Infotafeln an frequentierten Orten angebracht werden. Für jeden zugänglich und oftmals unausweichlich, bieten entsprechende Lösungen ein hohes Potenzial was die interne Kommunikation angeht. Um Chancen und Risiken zu verstehen, ist es wichtig, sich die Funktionsweise dahinter zu veranschaulichen.

Begriffsklärung: Digitales Schwarzes Brett

Ein Digitales Schwarze Brett bzw. digitales Infoboard bezeichnet ein Anzeigesystem, über das relevante Informationen mit Mitarbeitern geteilt werden können. Meist an frequentierten Orten platziert, können diese sowohl passiv als auch interaktiv daherkommen. Die Funktionalität dahinter kann dabei belieb komplex sein.

Systemarchitektur

Von der Systemarchitektur besteht das Digitale Schwarze Brett in einfachster Form aus einem Bildschirm (Ausgabegerät), einer Steuereinheit (Client) und einer Webkonsole (Server). Über das meist cloudbasierte Content-Management System können Inhalte dann ohne großen Aufwand in Echtzeit aktualisiert werden. In gesteigerter Form kann dies auch automatisiert über Schnittstellen stattfinden. An dieser Stelle ist es wichtig zu verstehen, dass digitale Infoboards keine Insellösungen darstellen, sondern vielmehr über ihre Webanbindung als kritische Erweiterung der bisherigen IT-Infrastruktur anzusehen sind. Entsprechend sensibel sollte mit diesen auch umgegangen werden. Die nachfolgende Darstellung soll dies veranschaulichen.

2. Technische Anforderungen

Abgesehen von den grundsätzlichen Anforderungen an die Systemarchitektur im Back-End sind die Anforderungen im Front-End mindestens genauso relevant, wenn es an eine optimale Umsetzung geht. Oftmals eher vernachlässigt, sind diese für einen effizienten und konformen Betrieb entscheidend. Nachfolgend wird auf die wichtigsten Faktoren eingegangen.

Consumer Electronic vs. Professional Display

Für den Einsatz als Digitales Schwarzes Brett sollten ausschließlich „Professional Displays“ eingesetzt werden, die für den jeweiligen Einsatzzweck geeignet und vor allem auch zulässig sind (Größe, Auflösung, Helligkeit, etc.). Neben den grundlegenden Funktionalitätsproblemen bei Consumer Electronic (bspw. Fall-Back bei Stromausfällen) und der eingeschränkten Laufleistung, sind hier ebenfalls versicherungs- und brandschutztechnische Bedenken zu nennen.

Anforderungen Standort

Mit dem alleinigen Einsatz von Professional Displays ist es noch nicht getan. Für einen optimalen und konformen Betrieb, sollten die individuellen Anforderungen am jew. Standort berücksichtigt werden. Während bei Installationen in der Produktion bspw. Systeme mit einem höheren Staubschutz zu empfehlen sind, so sind im Außenbereich meist aufwändigere Gehäuselösungen inkl. aktiver Klimatisierung erforderlich. Die Berücksichtigung der folgenden Faktoren ist in Summe zu empfehlen:

Ort der Installation: Indoor, Outdoor, Semi-Outdoor
Helligkeit am Standort: Normal vs. High Brightness
Temperaturbereich: -20°C bis +50°C
Verschmutzungsgrad: gering, mittel, hoch
Brandschutz: DIN 4102 und EN 13501-1

Touch vs. Non-Touch

Die Antwort auf die Frage ob Touch oder Non-Touch wird oft nur an der Hardware festgemacht. Tatsächlich ist der dahinterliegende Business bzgl. Software und Content deutlich größer. Neben einer klassischen Kiosklösung können bspw. integrative Umsetzungen realisiert werden. Ebd. zeichnen sich dadurch aus, dass die Touchfunktion keine Insellösung darstellt, sondern auf vorhandenen Strukturen aufsetzt, bspw.. lokalen Websites oder dem Intranet. Der große Vorteil von letzterem liegt im automatisierten Content-Management. Anstatt eine Kiosk separat pflegen zu müssen, können so bestehende Kanäle genutzt werden. Über die Umsetzung sog. Progressive-Web-Apps (PWA) wäre dies auf offline nutzbar.

Full- vs. Split-Screen

Bei der Wahl der passenden Software sind die Möglichkeiten im Content-Management ein entscheidendes Kriterium. Ähnlich zur analogen Anzeige besteht die größte Herausforderung beim digitalen Schwarzen Brett, eine Vielzahl an Informationen schnell greifbar zu machen. Neben der Darstellung im Full-Screen ist die Unterteilung der Anzeige in gew. Maßen ein KO-Kriterium. Grundsätzlich sollte es möglich sein, separate Bereiche zu definieren und dies mit unterschiedlichen Quellen individuell zu bespielen.

System-on-Chip vs. separater Player

Mit der Anschaffung der Anzeigen einhergehen stellt sich die Frage, ob man hier auf ein integriertes System oder eine separate Steuereinheit setzen will. Grundsätzlich gibt es bei beiden Ausgestaltungen Vor- und Nachteile. Während On-Chip-Lösungen tendenziell günstiger in der Anschaffung sind, so ist man mit einer separaten Steuereinheit deutlich flexibler was die Wartung und mögliche Erweiterungen angeht.

Erweiterungen

Grundsätzlich sind ergänzende Features, wie es der Name schon sagt, „optional“. Da mögliche Erweiterungen aber stark vom technischen Setup abhängen und zu einem späteren Zeitpunkt ggf. nur noch bedingt nachgerüstet werden können, anbei eine Übersicht der Anforderungen bzw. Features die hier vorab geprüft werden sollten:

- Interaktion: Passive Anzeige vs. Touchdisplay
- Input-Features: Mikrofon, Kamera, Tastatur, etc.
- Output-Features: Lautsprecher, Drucker, etc.
- Sensoriken: Bewegungsmelder, u.v.m.

3. Operativer Betrieb

Das A und O einer jeden Digitale Signage Lösung ist die Konzeption des Setups bzw. die Integration von internen Stellen in den laufenden Betrieb. Häufig eher vernachlässigt, machen operative Tätigkeiten, Service- als auch Lizenzgebühren meist den Großteil der Kosten aus, auch wenn zunächst die Hardware als Kostentreiber vermutet wird. Der Umsetzung vorangestellt sollte man sich zwingend darüber Gedanken machen, wer intern mit dem Betrieb des Systems bzw. der Pflege der Sendeschleife betraut wird. Je besser es gelingt interne Stellen in die erforderlichen Abläufe zu integrieren, bspw. auch über die Automation mittels Schnittstellen, desto eher kann ein Mehrwert in der Kommunikation geschaffen werden. Um mögliche Fallstricke besser verstehen zu können, wird nachfolgend auf die wesentlichen Punkte eingegangen:

Zielsetzung

Was hier trivial klingt, ist häufig der Grund warum Digitale Schwarze Bretter nur bedingt einen Mehrwert bringen. Eine digitale Kommunikation zum Selbstzweck schafft keinen Mehrwert, sondern ist vielmehr ein zusätzlicher Kostenfaktor der Arbeitskraft bindet. Zu Beginn einer jeden Umsetzung sollte man sich Gedanken über die Ziele der dahinterstehenden Lösungen machen. Neben der Kommunikation arbeitstechnischer Inhalte können unter anderem auch KPIs transparent dargestellt werden. Eine ausführliche Übersicht zu den Zielen finden Sie hier.

Aufgabenverteilung

„Team – toll ein anderer macht´s“. Was hier vermeintlich lustig klingt, hat einen ernsten Hintergrund. Häufig vernachlässigt, machen sich viele erst nach dem Kauf bzw. der Installation Gedanken um den laufenden Betrieb. Das kritische hier: Auch wenn digitale Infoboards meist exklusiv bei der IT-Abteilung verortet werden, ist für eine optimale Umsetzung eine ressortübergreifende Zusammenarbeit erforderlich. Neben den grundsätzlichen Fragen zum Content-Management sollte hier insb. geklärt werden, wer bis wohin verantwortlich ist und wer was übernimmt. Im Idealfall werden entsprechende Verantwortlichkeiten und Prozesse bereits im Vorfeld festgelegt.

Hierarchie

Wenn ressortübergreifend geklärt ist, welche Abteilung für was verantwortlich ist, so ist darüber hinaus eine Abgrenzung in vertikaler Richtung relevant. Insbesondere bei größeren Organisationen ist dies entscheidend, wenn es um einen effizienten Betrieb geht. Der Arbeitsaufwand im Content-Management kann schon dadurch wesentlich reduziert werden, wenn für jede(n) Verantwortliche(n) entsprechende Arbeitsbereiche definiert werden, in denen autonom gearbeitet werden kann. Dies hat den Vorteil, dass bei standortspezifischen Themen nicht alles bei der Zentrale aufläuft und schneller auf lokale Themen reagiert werden kann.

Befugnisse und Freigaben

Mit der Aufgabenverteilung und der Hierarchie einhergehend, sollte man sich Gedanken bzgl. den Freigaben und Befugnissen der jew. Verantwortlichen machen. Ähnlich zur klassischen IT-Infrastruktur sollte grundsätzlich nur ein entsprechender Admin Vollzugriff auf das System bekommen. Zwar sollen mit den digitalen Infoboards relevante Informationen schnell zugänglich gemacht werden, einen nicht autorisierten Zugriff auf sensible Daten und Strukturen gilt es jedoch zu vermeiden. Denn, sämtliche Vorschriften zur Geheimhaltung sind dann überflüssig, wenn der Praktikant Zugriff auf ebd. bekommt.

Eignung Software

Zu guter Letzt der wichtigste Punkt wenn es um den operativen Betrieb geht. Die oben genannten Punkte lassen sich nur dann vernünftig in den operativen Betrieb eintakten, wenn die entsprechende Digital Signage Software dies unterstützt. Neben den Planungs-, Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten im Content-Management ist hier insb. das hierarchische Nutzer- und Datenmanagement zu nennen. Eine Inhaltsaktualisierung in Echtzeit klingt zwar schön, ohne ein effizientes Monitoring der Infrastruktur kann man in der Zentrale aber nur bedingt sagen, ob entsprechenden Inhalte tatsächlich dargestellt werden. Bei der Wahl einer geeigneten Software gilt es dies schon vorab zu berücksichtigen. Denn, eine nachträgliche Anpassung bzw. Entwicklung kann schnell ins Geld gehen. Weitergehende Informationen bzgl. den Anforderungen an eine geeignete Software finden Sie in unserem Digital Signage Software Guide.

4. Datenschutz & Sicherheit

Wir können nicht oft genug betonen, wie wichtig das Thema Datenschutz & Sicherheit im Digital Signage Bereich ist. Wenn ein System einmal von Fremden gekapert wurde, kann das schnell unangenehme Folgen haben und dies gilt insb. für Digitale Schwarze Bretter. Wie bereits dargestellt sind ebd. als öffentlich zugänglicher Teil der IT-Infrastruktur anzusehen und entsprechend sensibel sollte in Summe mit dem System umgegangen werden.

Kritische Anforderungen

- - Systemarchitektur: Intranet- vs. Internetanbindung
  - Server-Hosting: Inhouse (On-Premise) vs. Extern (Software-as-a-Service)
  - Server-Standort: Weltweit vs. Europa vs. DACH
  - DSGVO: Datenverarbeitungsgrundlage mit Softwareanbieter
  - Absicherung Digital Signage Player: App-Lösung vs. vollwertigem Device-Management

5. Kostenrahmen

Um einen groben Überblick bzgl. den Kosten eines digitalen schwarzen Bretts zu geben, ist nachfolgend eine konservative Beispielrechnung für eine einfache Umsetzung dargestellt. Die Beispielrechnung berücksichtigt dabei alle Nettokosten, die für Anschaffung als auch den Betrieb relevant sind. An dieser Stelle gilt es zu beachten, dass bei umfangreichen Projekten einzelne Positionen unterschiedlich ausfallen können. Für die Bewertung eines jeden Business Base sind die Total Cost of Ownership (TCO) entscheidend.

HARDWARE

Anzeigegeräte

ca. 2.500,00€

Computer inkl. Betriebssystem

ca. 1.000,00€

Installation

ca. 500,00€

Anmerkung: Die Garantie bei den dargestellten Hardwarekomponenten beträgt i.d.R. 3 Jahre. Der angesetzte Aufwand für die Installation ist ein Pauschalbetrag, wobei die Kosten für Beschaffung, Planung, Installation und Entsorgung bereits enthalten sind. Bei aufwendigen Installationen sind ggf. weitere Kosten zu berücksichtigen.

SOFTWARELIZENZ

Softwarelizenz SaaS/ Jahr

ca. 480,00€

CONTENT-MANAGEMENT (INTERN)

Stunden pro Woche

ca. 2 Stunden

Kalkulatorischer Stundensatz

ca. 50,00€

Aufwand pro Jahr

ca. 5.200,00€

WARTUNG & SERVICE (EXTERN)

Stunden pro Jahr

ca. 15 Stunden

Kalkulatorischer Stundensatz

ca. 100,00 €

Aufwand pro Jahr

ca. 1.500,00€

Fragen/ Feedback/ Beratung

Bei offenen Fragen und Feedback stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Sie sind an unseren Leistungen interessiert, dann lassen Sie uns doch gerne einen Termin vereinbaren.

Mit freundlichen Grüßen
Das HR Infotainment-Team

HR Infotainment e.K.
Am Münzkreuz 12, 88605 Meßkirch, Deutschland
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