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Mitarbeiterinformation in Echtzeit

Mitarbeiterinformation in Echtzeit

Während sich viele Unternehmen im Rahmen der Digitalisierung auf die zunehmende Vernetzung der technischen Systeme konzentrieren, wird der Mitarbeiterinformation (Interne Kommunikation) oftmals wenig Aufmerksamkeit geschenkt, wobei gemeinsames Wissen und der schnelle Zugang dazu eine Grundlage sind, um in einer ebenfalls schneller werdenden Umgebung Schritt zu halten. Die Vielfalt an Informationen, mit denen wir im Berufsalltag konfrontiert sind, ist enorm und wird weiter steigen, insb. auch was erforderliche Aushänge und gesetzliche Informationen betrifft.

Eine Möglichkeit dies in Bahnen zu lenken, besteht bspw. in der Verwendung einer entsprechenden Digital Signage Lösung, da ebd. oftmals unausweichlich sind. Um einen grundlegenden Überblick über Digital Signage Lösungen im HR-Kontext zu geben, soll der nachfolgende Fachbeitrag die wesentlichen Aspekte beleuchten.

 

 


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Inhaltsverzeichnis

  1. Funktionsweise
  2. Anwendungsbeispiele
  3. Mehrwert
  4. Weitergehende Informationen
  5. White Paper

 

 

1. Funktionsweise

Das Kernelement eines jeden Digital Signage Systems stellt die Software bzw. das Content-Managementsystem (CMS) dahinter dar. Mittels cloudbasiertem Back-End können Inhalte an einzelnen oder mehreren Standorten zentral gesteuert werden. Von der Architektur besteht das System i.d.R. aus einem cloudbasierten Back-End (Server)einem Bildschirm (Anzeigegerät) und einer lokalen Steuereinheit (Computer), auf den sämtliche Media-Daten übertragen werden. Die Funktionsweise sieht dabei wie folgt aus:

 

 

Flexibles Content-Management

 

Bei den meisten Softwarelösungen können alle relevanten Aktivitäten über das webbasierte Content-Management-System (CMS) gesteuert werden. An dieser Stelle sind i.d.R. keine zusätzlichen Installationen erforderlich. Sofern bei der eingesetzten Software ein Nutzer- bzw. Rechtemanagement vorhanden ist, so kann das Content-Management entweder zentral gesteuert oder an Mitarbeiter vor Ort delegiert werden.

 

 

2. Anwendungsbeispiele

Wenn man eine(n) Personal-, eine(n) Produktions- oder eine(n) IT-Verantwortliche(n) zum Thema Digital Signage befragt, so wird man im Zweifel von allen unterschiedliche Antworten erhalten. Während man im sich im HR-Bereich eher auf die Lösung im Front-End konzentriert, so ist für das IT- und Supply-Chain Ressort eher das Back-End relevant. Da beide Sphären, Front-End und Back-End, sich aber gegenseitig bedingen und diese je nach Use-Case unterschiedlich ausgestaltet sind, sollte man sich zunächst einmal Gedanken bzgl. den Gestaltungsmöglichkeiten machen. Nachfolgend werden entsprechende Anwendungsbeispiele aufgezeigt.

 

Infotainment-Lösungen

In einfachster Form kann ein Mitarbeiterinformationssystem (MIS) mit Hilfe einer Infotainment-Lösung umgesetzt werden. Infotainment-Lösungen sind Systeme mit denen die jeweilige Zielgruppe effizient informiert bzw. unterhalten werden kann. Ausgehend von einem flexiblen Content-Management-System können bei einer Infotainment-Lösung verschiedene Inhalte dynamisch in die Darstellung integriert werden. Im Rahmen der internen Kommunikation können dies zum einen Informationen aus dem betrieblichen Kontext sein. Zum anderen können verschiedene weitere Information, wie Wetter oder Nachrichten in die Darstellung eingefügt werden.

 

 

Guidance-Systeme

Guidance-Systeme sind Systemlösungen, mit denen die Mitarbeiter bei einer bestimmten Aktion unterstützt werden können. Häufig eher passiv eingesetzt, können diese auch interaktiv gestaltet sein. Die wohl bekannteste Verwendungsform von Guidance-Systemen ist das Wegeleitsystem. Über ein Wegeleitsystem können Mitarbeiter und Besucher schneller zum gewünschten Ziel geführt werden. Analog kann ein ähnliches Setup auch dazu verwendet werden, den Entscheidungsprozess von Mitarbeitern in der Produktion in zu unterstützen. Bspw. kann ein entsprechendes Infosystem so konfiguriert werden, dass sich Mitarbeiter über eine Scanner-Funktion zusätzliche Informationen zum jeweiligen Prozessschritt einholen können.

 

 

Schwarzes Brett 4.0

Ein Guidance-System in einem allgemeineren Kontext stellt das schwarze Brett 4.0 dar. Während klassische Guidance-Systeme eher kontext- bzw. ortsbezogen sind (bspw. an der jeweiliger Arbeitsstation), so kann das schwarze Brett 4.0 überall dort eingesetzt werden, wo Mitarbeiter wiederkehrend vorbeikommen. Über das schwarze Brett 4.0 können Informationen interaktiv mit den Mitarbeitern geteilt werden, sodass diese auch nachträglich bzw. situativ eingesehen werden können. Den Einsatzmöglichkeiten sind inhaltlich keine Grenzen gesetzt. Vom Schichtplan bis hin zu den Produktionskennzahlen können sämtliche Informationen bzw. Informationsquellen in die Darstellung integriert werden. Eine Anwendungsmöglichkeit ist hier bspw. die Integration von Microsofts Power-BI.

 

 

 

3. Mehrwert

Wie eingangs erwähnt können Digital Signage Lösungen je nach Betrachterkreis unterschiedlich ausgeprägt sein. Entsprechend unterschiedliche sind die Vorteile bzw. der Mehrwert der dadurch entsteht. Ausgehend von einer unternehmerischen Denkweise gibt es hier grundsätzlich zwei Richtungen, in denen ebd. ausgeprägt sein können – Erfolg maximieren, Kosten minimieren. Eine entsprechende Digital Signage Lösung ist dann nachhaltig, wenn dauerhaft ein unternehmerischer Nutzen generiert werden kann. Je nach Business-Case können hier folgende Vorteile gehoben bzw. Teilziele erreicht werden:

 

Effizienzsteigerung
Mitarbeiter zu informieren, kann schnell mehrere Personen beschäftigen. Mit einer digitalen Lösung wird der Personalaufwand reduziert und man erreicht Mitarbeiter sogar in Echtzeit. Ausgehend von der hohen Flexibilität kann das Personal mit dem selben Medium auch umfassender gebrieft werden.
Compliance
Informationen verlieren wegen der hohen zeitlichen Aktualität nicht an Wert, sondern können gezielt am relevanten Ort die Menschen erreichen, für die sie bestimmt sind. Über verschiedene Routinen kann zudem die Zuverlässigkeit im Sinne der Compliance verbessert werden, da bspw. veraltetet Informationen automatisch aus der Darstellung verschwinden.
Zeitersparnis
Durch eine Automatisierung wird die Fachabteilung entlastet und es bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben.
Weniger Ressourcenverbrauch
Auch ein wichtiger Faktor vor dem Hintergrund des Klimaschutzes und der eigenen Kosten: Man benötigt schlichtweg weniger Papier.
Verbessertes Employer Branding
Zeigen Sie den Mitarbeitern, dass sie Ihnen am Herzen liegen. Etwa durch Serviceinformationen wie dem Speiseplane der Kantine, Veranstaltungshinweise, durch Gratulationen für Jubilare und vieles mehr. Und zwar tagesaktuell. Durch diese Kommunikation auf Augenhöhe integrieren Sie Ihre Mitarbeiter und verbessern das Klima im Unternehmen.
Mehr Transparenz, leichtere Entscheidungen
Mit Echtzeit-Informationen wie etwa ausgewählten, für alle zugänglichen Produktionskennzahlen, bietet man eine transparentere Grundlage für Entscheidungen. So lassen sich auch die Mitarbeiterkompetenz und Selbstorganisation (zum Beispiel in der Montage) steigern.
Dynamische Incentivierung
Ausgehend von der erhöhten Transparenz bieten sich darüber hinaus auch neue Möglichkeiten Mitarbeiter zu incentivieren. Wenn Mitarbeiter in Echtzeit sehen können, welchen Einfluss entsprechende Tätigkeiten haben, so kann der Incentiv bspw. in dynamischer Weise an ebd. gekoppelt werden.

 

 

4. Weitergehende Informationen

Das Ende des Beitrags bedeutet noch nicht, dass man am Ende des Themengebiets angekommen ist. Gerade in einem vielschichtigen Bereich, wie dem der internen Kommunikation, gilt es erst einmal relevante Use-Cases zu identifizieren. Denn, mit einer Lösung die am Ziel vorbeigeht, ist am Schluss niemandem geholfen. Wie im Beitrag aufgezeigt können Digital Signage Lösungen von der Konzeption unterschiedlich angegangen werden. Um die Umsetzung dabei zielführend zu gestalten, gilt es die Bereiche Software, Hardware und Content so miteinander zu verknüpfen, dass eine optimale Nutzererfahrung realisiert werden kann. Weitere Informationen zu diesen Bereichen sind nachfolgend aufgeführt:

 

 

 

5. White Paper

Im beigefügten White Paper stehen alle Informationen als Download zur Verfügung:


White Paper – Digital Signage MIS

 1 Datei(en) – Download

 

 


Fragen / Feedback / Beratung 

Bei offenen Fragen & Feedback stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Sie sind an unseren Leistungen interessiert, dann lassen Sie uns doch gerne einen Termin vereinbaren.

 

Mit freundlichen Grüßen
Das HR Infotainment-Team

HR Infotainment
Am Münzkreuz 12, 88605 Meßkirch
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M   info@hr-infotainment.de
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