Der Umfang an Informationen mit denen Besucher, Bewohner oder auch Mitarbeiter konfrontiert sind, ist jetzt schon komplex und wird in Zukunft tendenziell sogar noch steigen. Um den Zustrom dabei in geordnete Bahnen zu lenken und ggf. bestimmte Anliegen sogar vorab zu klären, kann eine entsprechende Digital Signage Lösung bzw. ein Empfangsmonitor eingesetzt werden. Da bei der Umsetzung eine Vielzahl an Fallstricken lauert, soll der nachfolgende Fachbeitrag Klarheit bzgl. den Anforderungen schaffen, insb. auch deshalb, um entsprechende Kardinalfehler zu vermeiden. Denn jeder Lösung vorangehend sollte klar sein, was mit einer entsprechenden Umsetzung möglich ist und wofür diese eingesetzt werden soll. Alle weiteren Schritte in der Planung sind grundsätzlich Formsache. (Foto: © Alex Gretter / Peakmedia)
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Inhaltsverzeichnis
1. Begriffsklärung
Ein Empfangsmonitor ist vom Setup in die Kategorie der Digital Signage Lösungen einzuordnen. Der Begriff Digital Signage (dt.: digitale Beschilderung) beschreibt im Allgemeinen den Einsatz digitaler bzw. interaktiver Medieninhalte durch intelligente Werbe- und Informationssysteme. Mit Hilfe von Digital Signage Lösungen ist es möglich, relevante Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort darzustellen. Relevante Informationen können in diesem Kontext gesetzliche Aushänge, die allgemeinen Hygienevorschriften oder auch eine Mitarbeiterübersicht sein. Die Umsetzungsmöglichkeiten hierbei sind so vielfältig wie die Anforderungen vor Ort.
Funktionsweise
Das Kernelement eines jeden Digital Signage Systems stellt die Software bzw. das Content-Managementsystem (CMS) dahinter dar. Mittels cloudbasiertem Back-End können Inhalte an einzelnen oder mehreren Standorten zentral gesteuert werden. Von der Architektur besteht das System i.d.R. aus einem cloudbasierten Back-End (Server), einem Bildschirm (Anzeigegerät) und einer lokalen Steuereinheit (Player), auf den sämtliche Media-Daten übertragen werden. Die Funktionsweise sieht dabei wie folgt aus:
Bei den meisten Softwarelösungen können alle relevanten Aktivitäten über das webbasierte Content-Management-System (CMS) gesteuert werden. An dieser Stelle sind i.d.R. keine zusätzlichen Installationen erforderlich. Sofern bei der eingesetzten Software ein Nutzer- bzw. Rechtemanagement vorhanden ist, so kann das Content-Management entweder zentral gesteuert oder an Mitarbeiter vor Ort delegiert werden.
Einsatzfelder
Mit einer Digital Signage-Lösung ist es möglich, Informationen an den Stellen zu vermitteln, wo Besucher, Bürger und Mitarbeiter zwangsläufig vorbeikommen oder sich aufhalten. In der Umsetzung kann eine solche Lösung in der Touristinformation, dem Foyer des Rathauses, im Treppenhaus eines Büro- oder Wohngebäudes oder sogar im Außenbereich installiert sein. Über ein entsprechendes Setup an einem geeigneten Standort kann die Aufmerksamkeit für relevante Inhalten deutlich gesteigert und die Interaktion mit der Zielgruppe erhöht werden. Und das Ganze ohne, dass ein persönlicher Kontakt erforderlich ist – Stichwort Kontaktvermeidung.
2. Nutzen & Vorteile
Wenn das Ganze spannend klingt, so sollte man sich im nächsten Schritt Gedanken machen, an welchen Orten die Digitalisierung der Kommunikation sinnvoll sein könnte bzw. wie eine mögliche Umsetzung ausgestaltet werden kann. Was an dieser Stelle banal klingt, ist häufig der Grund dafür, warum viele Lösungen am eigentlichen Ziel vorbeigehen. Eine digitale Kommunikation zum Selbstzweck schafft keinen Mehrwert, sondern ist vielmehr ein zusätzlicher Kostenfaktor der Arbeitskraft bindet.
Ausgehend von einem meist modularen Aufbau sind Digital Signage Lösungen grundsätzlich für Kommunen und Unternehmen jeder Größe geeignet. Nachfolgend sind Gründe aufgelistet, die für die Digitalisierung der Kommunikation sprechen:
- Effizienzsteigerung mittels Kommunikation in Echtzeit
- Mehr Qualität der Informationen durch eine hohe Aktualität
- Zeitersparnis durch Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten
- Kontaktlose Kommunikation durch ein cloudbasiertes Content-Management
- Weniger Ressourcenverbrauch durch Standardisierung von Prozessen
- Reduzierter Personalaufwand durch Self-Service-Terminals
3. Konzeption & Planung
Wenn die “Warum-Frage” beantwortet ist, so sollte man sich ausreichend Gedanken bzgl. der Planung machen. Das A und O einer jeden Digitale Signage Lösung ist die Konzeption des Setups bzw. die Integration von internen Stellen in den laufenden Betrieb. Häufig eher vernachlässigt machen operative Tätigkeiten, Service- als auch Lizenzgebühren meist den Großteil der Kosten aus, auch wenn zunächst die Hardware als Kostentreiber vermutet wird. Der Umsetzung vorangestellt sollte man sich zwingend Gedanken machen, wer intern mit dem Betrieb des Systems bzw. der Pflege der Sendeschleife betraut wird. Je besser es gelingt interne Stellen in die erforderlichen Abläufe zu integrieren, bspw. auch über die Automation mittels Schnittstellen, desto eher kann ein Mehrwert in der Kommunikation geschaffen werden.
4. Anforderungen
Auf der Konzeption aufbauend sollte eine “grobe Bedarfsanalyse” durchgeführt werden. Diese muss keine Detailanforderungen beinhalten, sondern es sollte lediglich feststehen, für welchen Zweck entsprechende Lösungen eingesetzt werden sollen. Grundsätzlich sind Touchterminals im Außenbereich deutlich aufwendiger und teurer, als bspw. eine einfache Display-Lösung im Innenbereich.
Wenn die Grundrichtung feststeht, lässt sich die Zusammenarbeit mit Externen besser koordinieren bzw. auch kontrollieren. Man sollte sich immer bewusst sein, dass reine Hardwareanbieter ggf. nicht komplett unabhängig bzw. befangen agieren. Sofern Unklarheiten bestehen, so ist eine Beratung durch einen “Digital Signage Integrator” zu empfehlen, da diese nicht nur für die Hardware, sondern für die Gesamtlösung bezahlt werden. Dies kann auch insbesondere dann zielführend sein, wenn es darum geht, eine erforderliche Ausschreibung zu formulieren.
5. Kostenrahmen
Um an dieser Stelle einen groben Überblick bzgl. den Kosten zu geben, ist nachfolgend eine konservative Beispielrechnung für eine “einfache” Digital Signage Lösung im Innenbereich dargelegt. Die Beispielrechnung berücksichtigt dabei alle Nettokosten, die für Anschaffung als auch den Betrieb relevant sind. An dieser Stelle gilt es zu beachten, dass bei umfangreichen Projekten einzelne Positionen unterschiedlich ausfallen können.
HARDWARE
Anmerkung: Die Garantie bei den dargestellten Hardwarekomponenten beträgt i.d.R. 3 Jahre. Der angesetzte Aufwand für die Installation ist ein Pauschalbetrag, wobei die Kosten für Beschaffung, Planung, Installation und Entsorgung bereits enthalten sind. Bei aufwendigen Installationen sind ggf. weitere Kosten zu berücksichtigen.
SOFTWARELIZENZ
CONTENT-MANAGEMENT (INTERN)
WARTUNG & SERVICE (EXTERN)
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