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Digitale Mitarbeiterinformation - Interne Kommunikation weitergedacht

Interne Kommunikation neugedacht

Die Vielfalt an Informationen, mit denen wir allein schon im Berufsalltag konfrontiert sind, ist enorm und wird weiter steigen. Dies geht Hand in Hand mit der Tatsache, dass wichtige Informationen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst schnell und effektiv erreichen sollen, was für Unternehmen gerade vor dem Hintergrund der Digitalisierung wichtiger als je zuvor ist- schließlich sind gemeinsames Wissen und schneller Zugang dazu eine Grundlage, um in einer ebenfalls schneller werdenden Umgebung Schritt zu halten. Zugang zu Informationen bzw. die interne Kommunikation ist nicht zuletzt auch eine Frage der Zufriedenheit: Denn wenn beispielsweise eine neue Sicherheitsrichtlinie oder die aktuellen Unternehmensnachrichten manche Mitarbeiter heute, andere wiederum erst verspätet erreichen, ist der Unmut groß – Stichwort Unternehmensklima. Und dabei sind diejenigen Menschen, die keinen Büroarbeitsplatz haben und über kein E-Mail -Postfach verfügen, noch gar nicht mitgedacht.

 

Deshalb muss die interne Kommunikation weiter gehen als bis zur Mail oder dem analogen Aushang und sie muss um die Ecke gedacht werden. Ja, sie benötigt deutlich mehr Aufmerksamkeit. Dazu gehört unweigerlich, auch die digitalen Möglichkeiten zu nutzen, die immer vielfältiger werden und sich rasant weiterentwickeln. Wir haben eine Übersicht über verschiedene digitale Lösungen zusammengestellt und zeigen verschiedene Aspekte rund um Intranet, Mitarbeiter-App und Digital Signage inklusive möglicher Fallstricke auf. Eines können wir Ihnen jetzt schon sagen: Es ist mehr möglich, als man denkt.

 

 

Mitarbeiterinformationssystem (MIS): Sperriger Begriff, smarter Nutzen

Mitarbeiterinformationssysteme, auch abgekürzt als MIS bezeichnet, sollen sicherstellen, dass Informationen zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Form Mitarbeiter erreichen. Und das natürlich auf digitalem Wege. So einfach, so gut. Bevor wir uns mit den einzelnen Lösungen beschäftigen, stellt sich erst einmal die Frage, weshalb man überhaupt auf digitale Möglichkeiten setzen sollte. Und dafür sprechen eine Menge Gründe:

 

Effizienzsteigerung
Mitarbeiter zu informieren, kann schnell mehrere Personen beschäftigen. Mit einer digitalen Lösung wird der Personalaufwand reduziert und man erreicht Mitarbeiter sogar in Echtzeit. Ausgehend von der hohen Flexibilität kann das Personal mit dem selben Medium auch umfassender gebrieft werden.
Zuverlässigere Informationen
Informationen verlieren wegen der hohen zeitlichen Aktualität nicht an Wert, sondern können gezielt am relevanten Ort die Menschen erreichen, für die sie bestimmt sind. Und es passieren keine Verständnisfehler bei der Weitergabe der Informationen.
Zeitersparnis
Durch eine Automatisierung wird die Fachabteilung entlastet und es bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben.
Weniger Ressourcenverbrauch
Auch ein wichtiger Faktor vor dem Hintergrund des Klimaschutzes und der eigenen Kosten: Man benötigt schlichtweg weniger Papier.
Verbessertes Employer Branding und Verbesserung des Unternehmensklimas
Zeigen Sie den Mitarbeitern, dass sie Ihnen am Herzen liegen. Etwa durch Serviceinformationen wie dem Speiseplane der Kantine, Veranstaltungshinweise, durch Gratulationen für Jubilare und vieles mehr. Und zwar tagesaktuell. Durch diese Kommunikation auf Augenhöhe integrieren Sie Ihre Mitarbeiter und verbessern das Klima im Unternehmen.
Mehr Transparenz, leichtere Entscheidungen
Mit Echtzeit-Informationen wie etwa ausgewählten, für alle zugänglichen Produktionskennzahlen, bietet man eine transparentere Grundlage für Entscheidungen. So lassen sich auch die Mitarbeiterkompetenz und Selbstorganisation (zum Beispiel in der Montage) steigern.

 


 

Intranet vs. App vs. Digital Signage

Die digitalen Lösungsansätze, um die Nachteile analoger Kommunikation zu überwinden, sind vielfältig. Wir stellen drei beliebte Mittel der internen Kommunikation vor: Intranet, App und Digital Signage.

 

Intranet: Gut gemeint, aber oft nicht zu Ende gedacht

Das gute alte Intranet ist erwachsen geworden und dient vielen Unternehmen als Kommunikationsmittel. Für den klassischen Büromenschen eine sehr gute Möglichkeit, mit anderen Büromenschen zusammenarbeiten. Nur: mehr als 70 Prozent der Beschäftigten sitzen gar nicht am Schreibtisch und haben keinen Zugang zu Kommunikationstools wie E-Mail, Intranet oder anderen digitale Angeboten! Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz sind bislang im kommunikativen Schatten vieler Unternehmen und werden auch in der Planung neuer Intranets immer wieder sträflich vernachlässigt. Erinnern Sie sich, was wir anfangs über das Unternehmensklima gesagt haben und was es mit dem gleichwertigen Zugang zu Informationen zu tun hat?

 

Mitarbeiter-Apps: Leicht verfügbar, aber abhängig vom Nutzerverhalten

Wenn es darum geht, Informationen für alle zugänglich zu machen, dann ist eine App bereits die bessere Lösung. Denn prinzipiell kann sich fast jeder die App auf sein Smartphone laden. Und doch gibt es auch hier einen Haken: die App-Nutzung ist auf freiwilliger Basis, das heißt sofern Informationen keinen Mehrwert oder Unterhaltung für Mitarbeiter bieten, ist die Interaktionsrate mit den entsprechenden Inhalten eher gering. Häufig sind die beliebtesten Inhalt diejenigen, die nur bedingt etwas mit dem operativen Geschäft zu tun haben (Speiseplan, Mitfahrzentrale, etc.). Und dann gibt es immer noch diejenigen Menschen, die sich App-Lösungen aus Prinzip verweigern.

Das Problem bleibt also: Was kann man machen, dass Mitarbeiter wichtige Informationen garantiert bekommen, ohne sie in ein Medium zu zwingen? Hierfür bietet HR Infotainment eine smarte Lösung an: Digital Signage.

 

Digital Signage: Stationär, für jeden zugänglich und oftmals unausweichlich

Digital Signage ist die logische Erweiterung für die App-Lösung bzw. für den Bereich, an dem diese an Grenzen stößt. Mit einer Digital Signage-Lösung ist es möglich, Informationen an den Stellen zu vermitteln, wo Mitarbeiter zwangsläufig vorbeikommen oder sich aufhalten. Das kann das Foyer, das Treppenhaus, der Pausenraum oder sogar das Büro selbst sein. Über eine entsprechende Display-Lösung, die auf Augenhöhe montiert ist, kann die Aufmerksamkeit in Kombination mit relevanten Inhalten deutlich gesteigert werden, da der Informationsfluss hier gezielt gesteuert werden kann.

 

Was ist unter dem Begriff Digital Signage zu verstehen?
Darunter versteht man, vereinfacht gesagt, digitale Displays wie Videowalls, Info-Stelen oder andere Anzeigesysteme, die manchmal auch interaktiv mit Touch-Displays ausgerüstet sein können. Sie kommen in verschiedenen Bereichen und Branchen zum Einsatz: Als Unterhaltungsmedium in Wartezimmern, als TV-Angebote in Fitness-Centern und Hotels oder als digitale Menüboards – um nur einige Möglichkeiten zu nennen. Eine ausführlichere Erläuterung finden Sie unter dem beigefügten Link.

 

Flexibel einsetzbar und topaktuell

Ein zentral gesteuertes Mitarbeiterinformationssystems (MIS) besteht in einfachster Form aus einem Bildschirm (Ausgabegerät) und einer Steuerungseinheit (Computer). Über eine cloudbasierte Software können Inhalte dann ohne großen Aufwand in Echtzeit aktualisiert werden. Ausgehend von den flexiblen Aktualisierungsmöglichkeiten können Inhalte entweder bedarfsorientiert eingespielt werden, so dass kurzfristig auf bestimmte Gegebenheiten reagiert werden kann. Oder es können bestimmte Inhalte so eingeplant werden, dass diese nur dann dargestellt werden, wenn sie tatsächlich relevant sind. In gesteigerter Form können verschiedene Datenquellen über Schnittstellen integriert werden, wie beispielsweise die Wettervorhersage oder ein Nachrichtenfeed.

 

Flexibles Content-Management


 

Konkrete Einsatzmöglichkeiten

Im Bereich der digitalen Mitarbeiterinformation in Form eines Digital Signage Systems gibt es grundsätzlich drei Ausprägungen, wie eine solche Lösung umgesetzt werden kann. Da jede Lösung ihre Besonderheiten hat, werden diese nachfolgend kurz umrissen.

 

Infotainment Lösungen

In einfachster Form kann ein MIS mit Hilfe einer Infotainment-Lösung umgesetzt werden. Infotainment-Lösungen sind Systeme, mit denen die jeweilige Zielgruppe effizient informiert bzw. unterhalten werden können. Ursprünglich eingesetzt, um Kunden in Ladengeschäften etwa zielgerichtet aktuelle Angebote in dezenter, aber wirkungsvoller Weise zu zeigen, kann dieses Setup ebenfalls verwendet werden, um die Mitarbeiter in gleicher Art und Weise mit Informationen zu versorgen. Ausgehend von einem flexiblen Content-Management-System können bei einer Infotainment-Lösung verschiedene Inhalte in die Darstellung integriert werden.

 

 

Guidance-Systeme

Guidance-Systeme sind Systemlösungen, mit denen die Mitarbeiter bei einer bestimmten Aktion unterstützt werden können. Das Einsatzgebiet ist dabei so vielfältig wie die Unterstützungsmöglichkeiten. Häufig eher passiv eingesetzt, können diese auch interaktiv gestaltet sein. Die wohl bekannteste Verwendungsform von Guidance-Systemen ist das Wegeleitsystem, wodurch Mitarbeiter und Besucher schneller zum gewünschten Ziel geführt werden.

 

 

Schwarzes Brett 4.0

Ein Guidance-System in einem allgemeineren Kontext stellt das schwarze Brett 4.0 dar. Während Guidance-Systeme im eigentlichen Sinne eher kontext- bzw. ortsbezogen sind (bspw. an bestimmten Arbeitsstationen wie Fabriken oder Bürogebäuden), so kann das schwarze Brett 4.0 überall dort eingesetzt werden, wo Mitarbeiter wiederkehrend vorbeikommen. Über das schwarze Brett 4.0 können Informationen, anders als in der analogen Variante, interaktiv mit den Mitarbeitern geteilt werden, wobei diese bei Bedarf bestimmte Informationen nachträglich anschauen können. Den Einsatzmöglichkeiten sind inhaltlich keine Grenzen gesetzt. Vom Schichtplan bis hin zu den Produktionskennzahlen können sämtliche Informationen bzw. Informationsquellen in die interaktive Darstellung integriert werden. Ach ja, und natürlich auch der Speiseplan der Kantine.

 

 

Im beigefügten White Paper stehen alle Informationen als Download zur Verfügung:


White Paper – Digital Signage MIS

 1 Datei(en) – Download

 

Hier zeigt sich der große Vorteil, den das Digitale bietet: Während Aushänge in der Regel optisch gestaltet, ausgedruckt und dann noch händisch aufgehangen werden müssen, ist das digitale Schwarze Brett sehr schnell up to date – und das, ohne mehrere Mitarbeiter mit dieser Aktion beschäftigen zu müssen. In einer Krisensituation kann diese Technik gegebenenfalls sogar entscheidend sein.

 


 

Content: Verantwortlich für das optimale Ergebnis

Die technische Lösung bringt ein Unternehmen in der internen Kommunikation weiter. Aber dies muss Hand in Hand gehen mit den richtigen Inhalten, um ein unschlagbares Instrument zu werden. Wir haben ein paar Beispiele für relevanten Content zusammengestellt. Dabei gilt: Die ausgewogene Mischung macht‘s.

 

Unternehmensorientierte Inhalte

  • Neuigkeiten und Ankündigungen: Der Klassiker unter den Informationen.
  • Unterhaltsames: Themen, die nicht nur mit dem Unternehmen zu tun haben, bringen Abwechslung in den Alltag und sorgen dafür, dass die Neugierde hoch bleibt.
  • Wichtige Unternehmenskennzahlen: Abhängig vom konkreten Einsatzgebiet.
  • FAQs für Mitarbeiter: Antworten Sie den Mitarbeitern auf die Fragen, die ihnen unter den Nägeln brennen.

 

Mitarbeiterorientierte Inhalte

  • Speiseplan in der Kantine: Noch so ein Klassiker.
  • Mitfahrzentrale: Gut für Umwelt und Geldbeutel.
  • Interner Marktplatz: Ihr eigenes Unternehmens-Ebay. Auch als Flohmarkt bekannt.
  • Veranstaltungen: Firmenfeiern etc.
  • Sport- und Freizeitangebote: Dies stärkt den Zusammenhalt unter den Kolleginnen und Kollegen und hält fit.
  • Widgets: Wetter, News, etc.
  • Verbesserungsvorschläge: Wenn Mitarbeiter das eigene Unternehmen verbessern möchten, so ist dies Gold wert. Geben Sie ihnen die Chance dazu.

 


 

Welche Fallstricke gilt es zu beachten?

Wir von HR Infotainment begleiten unsere Kunden durch den gesamten Implementierungsprozess, Schritt für Schritt. Dabei bauen wir auf unsere Erfahrungen und helfen Kunden dabei, mögliche Fallstricke elegant zu umgehen. So werden Kardinalfehler vermieden. Folgende Punkte gilt es grundsätzlich zu beachten:

 

Vor der Anschaffung

Ist das Setup geeignet, um entsprechenden Mehrwert zu liefern?
Das betrifft den Ort, an dem die Systemlösung installiert wird, und die konkrete Ausgestaltung des Systems. Eine interaktive Lösung in einer Cafeteria beispielsweise ist vermutlich weniger zielführend, da Mitarbeiter hier wenig Zeit haben, sich längere Zeit durch ein entsprechendes Interface zu navigieren.

Einfache Bedienbarkeit für verantwortliche Stelle
Die Software muss so intuitiv sein, dass die verantwortliche Abteilung das Content-Management selbst übernehmen kann. Unkompliziert und dadurch zeitsparend.

Integrationsmöglichkeiten (Schnittstellen zu bestehenden Systemen)
Hardware als auch Software müssen mit der bereits im Unternehmen vorhandenen Technik kompatibel sein. Das bietet neue Chancen: Über eine Integration zu vorhandenen ERP-Systemen (Enterprise-Resource-Planning) können bspw. Datentransfers automatisiert und vereinfacht werden.

Erweiterungsmöglichkeiten des Systems
Grenzen der Hardware als auch der Software müssen vorab berücksichtigt werden. Für eine interaktionsfähige Lösung ist etwa ein Touchscreen und ein entsprechendes Interface erforderlich.

Alles aus einer Hand oder mehrere Integratoren?
Bei verschiedenen Komponenten (Hardware, Software, etc) kann es häufig dazu kommen, dass sich Probleme in den Schnittbereichen der Einzelkomponenten ergeben. Die Frage, die es vorab zu klären gilt, bezieht sich auf die Problemlösung. Wer ist zum Beispiel verantwortlich, wenn die Komponenten einzeln funktionieren, es in Summe aber zu Problemen kommt? An dieser Stelle empfiehlt es sich, entweder eine eigene Stelle aufzubauen oder entsprechend eine externe Komplett-Lösung zu beziehen.

 

Nach der Anschaffung

Content Management (Organisation bzw. Integration in Geschäftsalltag)
Um einen maximalen Mehrwert zu erzielen, muss ein entsprechendes MIS in den operativen Geschäftsalltag derjenigen, welche die Inhalte erstellen und pflegen, integriert werden. Gute Kommunikation braucht Zeit und geschieht nicht nebenher!

Wartung der Komponenten
Neben der geseztlich vorgeschriebenen Elektroprüfung, muss ein entsprechendes System auch gepflegt werden. Sind beispielsweise Touchscreens im Einsatz, so sollten diese regelmäßig gereinigt werden. Gleiches gilt für Geräte die einer höheren Staub- oder Schmutzbelastung ausgesetzt sind.

 

Fazit: Mit einem Mitarbeiterinformationssystem, in welcher Ausprägung auch immer, hebt man die interne Kommunikation auf eine neue Ebene. HR Infotainment berät sie dabei von Anfang an und begleitet Sie auf Ihrem Weg. Angefangen bei der Konzeption und Planung einer geeigneten Lösung, bis hin zur Installation und dem laufenden Betrieb – mit unserem Team helfen wir Ihnen gerne mehr Performance in der internen Kommunikation zu erzielen.

 

 

 


Fragen / Feedback / Beratung 

Bei offen Fragen & Feedback stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Sie sind an unseren Leistungen interessiert, dann lassen Sie uns doch gerne einen Termin vereinbaren.

 

Mit freundlichen Grüßen
Das HR Infotainment-Team

HR Infotainment
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