Der Begriff Total Cost of Ownership (TCO) bezieht sich auf die Gesamtkosten, die bei der Anschaffung, Implementierung, Nutzung, Wartung und Entsorgung von IT-Systemen und -Lösungen anfallen. Der TCO umfasst alle direkten und indirekten Kosten, die im Laufe des Lebenszyklus einer IT-Lösung auflaufen können.
Zu den direkten Kosten zählen z.B. die Anschaffungskosten für Hardware und Software, die Implementierungskosten für die Integration in vorhandene Systeme, die Schulungskosten für Mitarbeiter und die laufenden Wartungskosten. Indirekte Kosten können z.B. Ausfallzeiten aufgrund von Systemproblemen oder Sicherheitsproblemen, Kosten für den Betrieb von Serverräumen, Strom- und Versicherung sowie Kosten für die Entsorgung veralteter Komponenten umfassen.
Die Beurteilung des Business Case anhand des TCO ist dahingehend wichtig, um die langfristigen Kosten und den Return on Investment (ROI) zu verstehen. Ein niedriger Anschaffungspreis für eine IT-Lösung kann sich als teurer erweisen, wenn die laufenden Betriebs- und Wartungskosten hoch sind. Eine umfassende TCO-Analyse kann dazu beitragen, die langfristigen Kosten und Vorteile verschiedener IT-Lösungen zu vergleichen und die beste Entscheidung für ein Unternehmen zu treffen.