Ratgeber Meetingraum

Alles was Sie für eine optimale Meetingraum-Lösung wissen müssen

Ratgeber Meetingraum

In Meetingräumen gibt es fast nichts ärgerlicheres als Präsentationstechnik, die nicht funktioniert oder nur schlecht lesbar ist. Um im Rahmen einer professionellen Präsentation einen idealen Informationsfluss zu ermöglichen, ist es wichtig, dass das Setup auf lokale Gegebenheiten abgestimmt ist. Parallel zu grundsätzlichen Rahmenbedingungen, wie Raumgröße und Helligkeit, sollte die Usability ebenfalls berücksichtigt werden, denn die beste Präsentationstechnik geht am Ziel vorbei, wenn die Zielgruppe diese nur eingeschränkt nutzen kann. Da in diesem Zusammenhang häufig Unklarheit bzgl. den grundsätzlichen Anforderungen besteht, möchten wir mit unserem Ratgeber Meetingraum für mehr Klarheit sorgen. Unser Ratgeber wird dabei laufend aktualisiert. (Aktueller Stand: 27.08.2021)

 

 

 

Disclaimer: Sie fragen sich vielleicht, was Digital Signage mit einem Meetingraum zu tun hat? Ihre Frage ist berechtigt und deshalb zeigen wir Ihnen kurz auf, was uns am Herzen liegt. Im Digital Signage Bereich sind die Anforderungen an eine optimale Umsetzung hoch, da man nur wenige Chancen hat, Informationen geeignet an die Zielgruppe zu bringen. In diesem kurzen Zeitfenster indem die Zielgruppe mit einer Digital Lösung interagiert, muss neben den konzeptionellen Dingen, technisch alles passen. Unserer Erfahrung nach sollte im ersten Step der Fokus eines jeden Setups nicht in den technischen Details liegen, wenn auch diese sicherlich wichtig sind. In Summe sind es eher konzeptionelle Dinge die einen erheblichen Unterschied machen.

 

 


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Inhaltsverzeichnis

  1. Grundsätzliches
  2. Anzeige/Display
  3. Equipment
  4. White Paper

 

 

1. Grundsätzliches

Bei der Planung eines entsprechenden Setups ist es essentiell, dass man sich zunächst einmal Gedanken über den Use-Case bzw. das dahinterstehende Ziel macht. Um Ihnen dies zu veranschaulichen, möchten wir nachfolgend exemplarisch auf zwei unterschiedliche Szenarien eingehen, einen Besprechungsraum und einen Konferenzraum. 

 

Huddle Room - bis zu 6 Personen

Huddle Rooms sind kleine Meeting-Räume, welche sich besonders für kurze, spontane Besprechungen eignen. Die Besprechungsräume sind nicht groß, meist für kleine Teams ausgelegt und benötigen kein großes Setup an Interaktionstechniken, was wir folgend näher erläutern.

Zum Einen bedarf es für einen schnellen Informationsaustausch eine geeignete Lösung für eine One-on-One Besprechung. Hier würde man keinen großen Bildschirm, auch kein Mikrofon und keine Kamera benötigen. Optional kann ein Touchinterface erforderlich sein um noch einfacher die Informationen vor Ort zu übermitteln. Hier liegt der Fokus darin, dass eine reibungsfreie Interaktion im Konferenzraum gewährleistet wird. Jeder sollte ganz leicht sein Medium ein- und ausstecken und somit seinen Bildschirm auf dem großen mit dem Partner teilen können.

Konferenzraum - bis zu 40 Personen

Ein Konferenzraum hingegen kann für bis zu 40 Personen ausgelegt sein. Während bei Huddle-Rooms der Fokus auf der Interaktion liegt, so sind die Herausforderungen in Konferenzräumen andere. In Konferenzräumen besteht die Herausforderung darin, allen Teilnehmern visuell und optisch eine optimale Teilnahme am Meeting zu ermöglichen. Sind bei einer Konferenz Externe, wie bspw. Kunden oder Partner dazugeschalten, so sollten diese ebenso in Echtzeit und störungsfrei am Meeting teilnehmen können. Folgende Anforderungen sind deshalb zu beachten.

Um an einer Videokonferenz in großer Runde teilzunehmen, wird dafür eine große, hochauflösende Anzeige benötigt und bedarf ein durchdachtes Ton-Konzept um eine einwandfreie Darstellung und eine angenehme Akustik für alle Teilnehmer zu garantieren. Da in Konferenzräumen häufig externe PC’s angeschlossen werden, sollte der Fokus auf Kompatibilität liegen (Stichwort Signaltechnik). Jeder Präsentierende sollte schnell und einfach seinen PC anschließen können, um direkt mit der Präsentation zu starten. Anders als im Huddle-Room, wo häufig unterschiedliche Bildschirme geteilt werden, gibt es in Konferenzen meist nur Eine(n) der/die dauerhaft präsentiert.

Zwischenfazit

Ausgehend von den beiden oben genannten Beispielen sollte klar geworden sein, dass man zunächst eine grobe Grundrichtung festlegen muss. Sprichwörtlich ist es zum einen nicht nötig mit “Kanonen auf Spatzen zu schießen” und Features zu integrieren, die nie genutzt werden. Auf der anderen Seite sollte man bei „sensiblen Setups“ nicht an der Qualität der Komponenten bzw. der Kompatibilität sparen. Jedes Setup hat seine Besonderheiten und sollte dem jeweiligen Verwendungszweck entsprechend geplant werden. 

 

2. Anzeige/Display

Anforderungen

Bei der Auswahl der richtigen Präsentationstechnik gilt es im Vorfeld zwei Faktoren abzuklären, die Bildschirmdiagonale und die Raumhelligkeit. Während bei einer Bildschirmdiagonale von bis zu 100 Zoll und höherer Raumhelligkeit tendenziell ein LCD-Display zu empfehlen ist, so ist bei größeren Anzeigeflächen und geringer Raumhelligkeit eine Beamer-Lösung vorteilhaft. Dies gilt es jedoch im Einzelfall individuell abzuwägen. Um Ihnen einen Überblick über alle relevanten Features zu geben, finden Sie nachfolgend eine erweiterte Auflistung grundlegender Anforderungen.

 

Größe

Die Bilddiagonale bei einem Bildschirm ist hier maßgeblich für ein klares, gut lesbares Bild im Konferenzraum. Wichtig hierbei ist also, wie weit die Betrachter im Meetingraum vom Bildschirm entfernt sitzen. Da die Größen der meisten Anzeigen in Zoll angegeben werden, finden Sie anbei eine Aufschlüsselung bzgl. der Umrechnung:

 

Umrechnung Zoll in cm: Zoll Angabe x 2,54 = cm Angabe

 

Für eine optimale Wahrnehmung ist die Größe der Anzeige entscheidend. Da die Größe gleichzeitig relativ ist und man mit einer möglichst großen Lösung nicht automatisch besser fährt, finden Sie nachfolgend allgemeine Empfehlungen aufgelistet. Wichtig hier, sofern es vor Ort gesonderte Anforderungen gibt, so sind diese zusätzlich zu berücksichtigen.

 

  • Besprechungsraum: Bei einem Besprechungsraum mit einer max. Kapazität von 5 Teilnehmern und einer max. Distanz von 2,5 m zur Präsentationsfläche ist eine Präsentationslösung mit bis zu 65 Zoll Diagonale empfehlenswert.
  • Meetingraum: Bei einem Meetingraum mit einer max. Kapazität von 15 Teilnehmern und einer max. Distanz von 6 m zur Präsentationsfläche ist eine Präsentationslösung zwischen 55 und 86 Zoll Diagonalen zu empfehlen.
  • Konferenzraum klein: Bei einem kleinen Konferenzraum mit einer max. Kapazität von 20 Teilnehmern und einer Distanz von mehr als 6 m zur Präsentationsfläche ist eine Präsentationslösung mit mind. 75 Zoll Diagonalen anzustreben.
  • Konferenzraum groß: Bei einem entsprechend größeren Konferenzraum mit einer max. Kapazität von 40 Teilnehmern und einer Distanz von mehr als 6 m zur Präsentationsfläche ist eine Präsentationslösung mit mind. 86 Zoll Diagonalen zielführend.
  • Auditorium: Hinsichtlich der Präsentation in einem Auditorium mit einer Kapazität von über 40 Teilnehmern und einer Distanz von mehr als 6 m zur Präsentationsfläche ist eine Präsentationslösung mit mind. 100 Zoll Diagonalen erforderlich.
Auflösung
Ein Display ist in viele kleine Bildpunkte, den Pixeln aufgebaut. Sie erreichen also die beste Auflösung, in dem man einen Bildschirm mit den meisten Pixeln wählt. Um eine optimale Darstellung von Informationen und Texten zu garantieren, sollten Geräte mit entsprechender Auflösung eingesetzt werden. Um bspw. bei einer klassischen Display-Lösung eine gute Lesbarkeit von kleinen Schriften zu gewährleisten, so ist hier eine Auflösung von mind. 4K zu empfehlen.

Formate
Um einen Bildschirm mit Inhalt bespielen zu können, werden PC’s oder Laptops daran angeschlossen. Die meisten Laptops haben ein Format von 16:9 oder 16:10. Damit das beste Ergebnis erreicht wird, empfehlen wir ein Display im gleichen Format bzw. mit derselben Auflösung wie Ihre Quelle.

Betriebszeit
Die meisten Bildschirme sind nicht für eine dauerhafte Laufzeit ausgerichtet. Im Datenblatt jedes Displays bekommt man Info über die Betriebszeit der Geräte. Neben der Lebensdauer und der Gesamtlaufleistung ist darauf zu achten, wie lange eine entsprechende Anzeige am Stück in Betrieb sein kann. Während für die meisten Konferenzräume 16/7-Geräte ausreichend sind, so sind bei dauerhaften Anzeigen 24/7-Geräte zu empfehlen.
Helligkeit
  • Display: Der nächste wichtige Punkt den man berücksichtigen sollte, ist die sog. „Leuchtdichte“. Grundsätzlich ist hier relevant, dass die Leuchtdichte der Anzeige immer auf die Umgebung bzw. die vorliegenden Lichtverhältnisse abgestimmt ist. Während man im Innenbereich mit 500 cd/m² arbeiten kann, so sollte in helleren Bereichen auch relativ leuchtstärkere Geräte zum Einsatz kommen. Wichtig an dieser Stelle, die Leuchtdichte (relatives Maß) sollte nicht mit der Leuchtstärke (absolutes Maß) verwechselt werden, da man sonst Gefahr läuft, trotz hoher Leuchtstärke ein unzureichend helles Display zu haben.
  • Beamer: Die Leistung von Beamern bzw. die Leuchtstärke wird über die Maßeinheit Lumen bzw. ANSI-Lumen angegeben. Während Lumen die Helligkeit eines lichtemittierenden Mediums angibt, so steht ANSI-Lumen für den Helligkeitswert, der auf einer Projektionsfläche ankommt. Auch wenn man an dieser Stelle vermuten kann, dass eine höhere Leistung besser in hellen Umgebungen ist, sollte man nicht außer Acht lassen, dass auch hier die relative Helligkeit pro Fläche und nicht die absolute Leuchtstärke herangezogen werden sollte. Denn, je größer die zu bespielende Fläche, desto geringer ist die relative Helligkeit bei einer fest definierten Lumenzahl.

Touchfunktion
Um interaktiv mit dem Bildschirm zu agieren, gibt es Setups mit Touchfunktion. Dabei kann man zwischen Bildschirmen wählen die auf Druck durch einen Stift oder den Finger auf der Oberfläche reagieren (Kapazitive Technik) oder die Infrarot Technik, welche durch Sensoren im Rahmen die Bewegungen auslesen. Vor der Anschaffung einer entsprechenden Präsentationslösung sollte zudem klar sein, in welcher Form Interaktionen mit der Präsentation beabsichtigt werden. Zwar können verschiedenste Setups, wie bspw. Touch-Overlays nachgerüstet werden, jedoch empfiehlt es sich hier auf eine integrierte Lösung zu setzen.

Übertragung
Für eine möglichst störungsfreie Übertragung empfiehlt es sich kabelgebunden zu arbeiten. Sofern die Übertragung via Kabel nicht möglich ist oder nicht beabsichtigt wird, so ist unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen vor Ort, die ClickShare Lösung von Barco zu empfehlen. Alles in allem sollte die Signaltechnik so konzipiert sein, dass sie vom Anspruch Plug-&-Play-fähig ist.

Zusätzliche Features
Zusätzliche Features wie bspw. die Whiteboard-Funktion sind Geräte- und Softwareabhängig. Da eine Nachrüstung hier nur bedingt möglich ist, sollten benötigte Features vorab geklärt werden. An dieser Stelle ist auch insbesondere die Kompatibilität zu anderen Lösungen zu prüfen. Denn, wenn 80% aller Meetings über eine bestimmte Software organisiert werden, wie bspw. Microsoft Teams, so sollte dies bei der Wahl einer geeigneten Hardwarelösung berücksichtigt werden. Eine teure Anzeige, für die letztendlich doch wieder ein externer PC benötigt wird, geht am Ziel vorbei.

 

3. Equipment

Halterungen

Um ein Display in einen Konferenzraum zu integrieren gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten. Entweder kann das Display mit einer Halterung von der Decke, an der Wand oder freistehend auf einem mobilen Ständer montiert werden.

Anbieter

 

Screen-Share

Mit einem Screen-Share-System ist es je nach Kompatibilität möglich, das eigene Geräte (Windows-Laptop, Macbook, Smartphone, Tablet, etc.) kabellos mit anderen Konferenz-Teilnehmern über ein/en Display/Beamer zu teilen. Neben integrierten Lösungen, wie bspw. AirPlay von Samsung, sind hier eher externe Komponenten, wie bspw. Barco Clickshare zu empfehlen, da hier Kompatibilitätsprobleme umgangen werden. Je nach verwendetem Endgerät sind dies häufig die Gründe, weshalb das Teilen des Bildschirms nicht funktioniert.

 

Ergänzende Tontechnik

Ergänzende Tontechnik ist immer dann zu empfehlen, wenn Inhalte mit Tonspur dargestellt werden soll. Dahingehend, dass Art und Umfang der Tontechnik nur bedingt von der eigentlichen Präsentationstechnik abhängig ist, kann diese separat realisiert werden. Bei der Auswahl geeigneter Komponenten ist neben den grundsätzlichen Anforderungen an das Setup (Positionierung und Verbauung) auf die Klangeigenschaften der verwendeten Hardware zu achten. Denn, eine saubere Sprachwiedergabe ist die Grundlage, um eine gute Verständlichkeit im gesamten Konferenzraum zu gewährleisten.

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Webkonferenz

Videokonferenzen sind ein fester Bestandteil von Meetings, gerade auch in hybriden Zeiten wie der heutigen. Wie bereits erwähnt, können hier entweder integrierte Lösungen oder separate Systeme eingesetzt werden. Während viele Laptops über integrierte Kameras und Mikrofone verfügen, so sind spätestens bei separaten PC’s zusätzliche Komponenten, wie Webcam und Mikrofon, erforderlich. Das Problem hierbei ist, dass solche Setups nur für eine One-on-One Besprechung ausgelegt sind. Um einen barrierefreien Zugang aller Teilnehmer in hybriden Webkonferenzen zu garantieren, sollte man in Meetingräumen auf ganzheitliche Lösungen setzen. Ein gutes Beispiel sind die integrierten Lösungen von Logitech.

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Ergänzende Lichttechnik

Für Büroräume, speziell Konferenzräume bekommt man eine intelligente Systemlösung, welche die Ansteuerung der Lichtquellen automatisch übernimmt. Sie ermöglicht es die Raumbeleuchtung simultan auf die Anzeige abzustimmen. 

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4. White Paper

Alle wichtigen Informationen stehen Ihnen in unserem White Paper als Download zur Verfügung:


White Paper – Ratgeber Meetingraum

 1 Datei(en) – Download

 

 

 


Fragen / Feedback / Beratung 

Bei offenen Fragen & Feedback stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Sie sind an unseren Leistungen interessiert, dann lassen Sie uns doch gerne einen Termin vereinbaren.

 

Mit freundlichen Grüßen
Das HR Infotainment-Team

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