In Meetingräumen gibt es fast nichts ärgerlicheres als Präsentationstechnik, die nicht funktioniert oder nur schlecht lesbar ist. Um im Rahmen einer professionellen Präsentation einen idealen Informationsfluss zu ermöglichen, ist es wichtig, dass das Setup auf lokale Gegebenheiten abgestimmt ist. Parallel zu grundsätzlichen Rahmenbedingungen, wie Raumgröße und Helligkeit, sollte die Usability ebenfalls berücksichtigt werden, denn die beste Präsentationstechnik geht am Ziel vorbei, wenn die Zielgruppe diese nur eingeschränkt nutzen kann. Da in diesem Zusammenhang häufig Unklarheit bzgl. den grundsätzlichen Anforderungen besteht, möchten wir mit unserem Ratgeber Meetingraum für mehr Klarheit sorgen. Unser Ratgeber wird dabei laufend aktualisiert. (Aktueller Stand: 27.08.2021)
Disclaimer: Sie fragen sich vielleicht, was Digital Signage mit einem Meetingraum zu tun hat? Ihre Frage ist berechtigt und deshalb zeigen wir Ihnen kurz auf, was uns am Herzen liegt. Im Digital Signage Bereich sind die Anforderungen an eine optimale Umsetzung hoch, da man nur wenige Chancen hat, Informationen geeignet an die Zielgruppe zu bringen. In diesem kurzen Zeitfenster indem die Zielgruppe mit einer Digital Lösung interagiert, muss neben den konzeptionellen Dingen, technisch alles passen. Unserer Erfahrung nach sollte im ersten Step der Fokus eines jeden Setups nicht in den technischen Details liegen, wenn auch diese sicherlich wichtig sind. In Summe sind es eher konzeptionelle Dinge die einen erheblichen Unterschied machen.
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Inhaltsverzeichnis
1. Grundsätzliches
Bei der Planung eines entsprechenden Setups ist es essentiell, dass man sich zunächst einmal Gedanken über den Use-Case bzw. das dahinterstehende Ziel macht. Um Ihnen dies zu veranschaulichen, möchten wir nachfolgend exemplarisch auf zwei unterschiedliche Szenarien eingehen, einen Besprechungsraum und einen Konferenzraum.
2. Anzeige/Display
Anforderungen
Bei der Auswahl der richtigen Präsentationstechnik gilt es im Vorfeld zwei Faktoren abzuklären, die Bildschirmdiagonale und die Raumhelligkeit. Während bei einer Bildschirmdiagonale von bis zu 100 Zoll und höherer Raumhelligkeit tendenziell ein LCD-Display zu empfehlen ist, so ist bei größeren Anzeigeflächen und geringer Raumhelligkeit eine Beamer-Lösung vorteilhaft. Dies gilt es jedoch im Einzelfall individuell abzuwägen. Um Ihnen einen Überblick über alle relevanten Features zu geben, finden Sie nachfolgend eine erweiterte Auflistung grundlegender Anforderungen.
3. Equipment
Halterungen
Um ein Display in einen Konferenzraum zu integrieren gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten. Entweder kann das Display mit einer Halterung von der Decke, an der Wand oder freistehend auf einem mobilen Ständer montiert werden.
Screen-Share
Mit einem Screen-Share-System ist es je nach Kompatibilität möglich, das eigene Geräte (Windows-Laptop, Macbook, Smartphone, Tablet, etc.) kabellos mit anderen Konferenz-Teilnehmern über ein/en Display/Beamer zu teilen. Neben integrierten Lösungen, wie bspw. AirPlay von Samsung, sind hier eher externe Komponenten, wie bspw. Barco Clickshare zu empfehlen, da hier Kompatibilitätsprobleme umgangen werden. Je nach verwendetem Endgerät sind dies häufig die Gründe, weshalb das Teilen des Bildschirms nicht funktioniert.
Ergänzende Tontechnik
Ergänzende Tontechnik ist immer dann zu empfehlen, wenn Inhalte mit Tonspur dargestellt werden soll. Dahingehend, dass Art und Umfang der Tontechnik nur bedingt von der eigentlichen Präsentationstechnik abhängig ist, kann diese separat realisiert werden. Bei der Auswahl geeigneter Komponenten ist neben den grundsätzlichen Anforderungen an das Setup (Positionierung und Verbauung) auf die Klangeigenschaften der verwendeten Hardware zu achten. Denn, eine saubere Sprachwiedergabe ist die Grundlage, um eine gute Verständlichkeit im gesamten Konferenzraum zu gewährleisten.
Webkonferenz
Videokonferenzen sind ein fester Bestandteil von Meetings, gerade auch in hybriden Zeiten wie der heutigen. Wie bereits erwähnt, können hier entweder integrierte Lösungen oder separate Systeme eingesetzt werden. Während viele Laptops über integrierte Kameras und Mikrofone verfügen, so sind spätestens bei separaten PC’s zusätzliche Komponenten, wie Webcam und Mikrofon, erforderlich. Das Problem hierbei ist, dass solche Setups nur für eine One-on-One Besprechung ausgelegt sind. Um einen barrierefreien Zugang aller Teilnehmer in hybriden Webkonferenzen zu garantieren, sollte man in Meetingräumen auf ganzheitliche Lösungen setzen. Ein gutes Beispiel sind die integrierten Lösungen von Logitech.
Ergänzende Lichttechnik
Für Büroräume, speziell Konferenzräume bekommt man eine intelligente Systemlösung, welche die Ansteuerung der Lichtquellen automatisch übernimmt. Sie ermöglicht es die Raumbeleuchtung simultan auf die Anzeige abzustimmen.
4. White Paper
Alle wichtigen Informationen stehen Ihnen in unserem White Paper als Download zur Verfügung:
White Paper – Ratgeber Meetingraum
Fragen/ Feedback/ Beratung
Bei offenen Fragen und Feedback stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Sie sind an unseren Leistungen interessiert, dann lassen Sie uns doch gerne einen Termin vereinbaren.
Mit freundlichen Grüßen
Das HR Infotainment-Team
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