Digitale Schwarzes Brett, digitales Infoboard oder einfach nur Infoscreen. Es gibt unterschiedliche Begrifflichkeiten für ein und dasselbe Setup. Unabhängig von der Bezeichnung läuft das Digitale Schwarze Brett dem klassischen Aushang allmählich den Rang ab. Das liegt vor allem an den vielen Vorteilen der digitalen Variante. Im Vergleich zur herkömmlichen Unternehmenskommunikation müssen Informationen nicht mehr mühsam ausgedruckt und verteilt oder an eine Pinnwand gehängt werden. Das verhindert zum einen den Verbrauch von Papier, zum anderen spart man viel Zeit und Geld und erreicht jeden Mitarbeiter gleich.
Da bei der Konzeption, der Umsetzung und im laufenden Betrieb einiges schief gehen kann, soll in nachfolgendem Beitrag auf alle wesentlichen Anforderungen eingegangen werden.
Disclaimer: Dieser Beitrag soll Ihnen einen grundsätzlichen Überblick über die wesentlichen Anforderungen und Möglichkeiten geben. Der Beitrag soll Ihnen helfen, mögliche Fallstricke bzgl. der Umsetzung zu verstehen. Zwar wird in Summe versucht alle Details so umfassend wie möglich zu berücksichtigen, jedoch beschränkt der Inhalt sich auf das Wesentliche. Für weitergehende Informationen sind entsprechend Fachbeiträge verlinkt.
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Inhaltsverzeichnis
1. Grundsätzliches
In Zeiten einer zunehmenden digitalisierten Welt ist es wichtiger als je zuvor, dass Informationen MitarbeiterInnen möglichst schnell und effektiv erreichen (interne Kommunikation). Gemeinsames Wissen und der schnelle Zugang dazu sind eine Grundlage, um in einer schneller werdenden Umgebung Schritt zu halten. Um allen MitarbeiterInnen in einem Unternehmen, auch denen die keinen Zugang zu einem PC haben, die gleichen Informationen zur Verfügung zu stellen, können Displays in Form von digitalen Infotafeln an frequentierten Orten angebracht werden. Für jeden zugänglich und oftmals unausweichlich, bieten entsprechende Lösungen ein hohes Potenzial was die interne Kommunikation angeht. Um Chancen und Risiken zu verstehen, ist es wichtig, sich die Funktionsweise dahinter zu veranschaulichen.
Systemarchitektur
Von der Systemarchitektur besteht das Digitale Schwarze Brett in einfachster Form aus einem Bildschirm (Ausgabegerät), einer Steuereinheit (Client) und einer Webkonsole (Server). Über das meist cloudbasierte Content-Management System können Inhalte dann ohne großen Aufwand in Echtzeit aktualisiert werden. In gesteigerter Form kann dies auch automatisiert über Schnittstellen stattfinden. An dieser Stelle ist es wichtig zu verstehen, dass digitale Infoboards keine Insellösungen darstellen, sondern vielmehr über ihre Webanbindung als kritische Erweiterung der bisherigen IT-Infrastruktur anzusehen sind. Entsprechend sensibel sollte mit diesen auch umgegangen werden. Die nachfolgende Darstellung soll dies veranschaulichen.
2. Technische Anforderungen
Abgesehen von den grundsätzlichen Anforderungen an die Systemarchitektur im Back-End sind die Anforderungen im Front-End mindestens genauso relevant, wenn es an eine optimale Umsetzung geht. Oftmals eher vernachlässigt, sind diese für einen effizienten und konformen Betrieb entscheidend. Nachfolgend wird auf die wichtigsten Faktoren eingegangen.
3. Operativer Betrieb
Das A und O einer jeden Digitale Signage Lösung ist die Konzeption des Setups bzw. die Integration von internen Stellen in den laufenden Betrieb. Häufig eher vernachlässigt, machen operative Tätigkeiten, Service- als auch Lizenzgebühren meist den Großteil der Kosten aus, auch wenn zunächst die Hardware als Kostentreiber vermutet wird. Der Umsetzung vorangestellt sollte man sich zwingend darüber Gedanken machen, wer intern mit dem Betrieb des Systems bzw. der Pflege der Sendeschleife betraut wird. Je besser es gelingt interne Stellen in die erforderlichen Abläufe zu integrieren, bspw. auch über die Automation mittels Schnittstellen, desto eher kann ein Mehrwert in der Kommunikation geschaffen werden. Um mögliche Fallstricke besser verstehen zu können, wird nachfolgend auf die wesentlichen Punkte eingegangen:
4. Datenschutz & Sicherheit
Wir können nicht oft genug betonen, wie wichtig das Thema Datenschutz & Sicherheit im Digital Signage Bereich ist. Wenn ein System einmal von Fremden gekapert wurde, kann das schnell unangenehme Folgen haben und dies gilt insb. für Digitale Schwarze Bretter. Wie bereits dargestellt sind ebd. als öffentlich zugänglicher Teil der IT-Infrastruktur anzusehen und entsprechend sensibel sollte in Summe mit dem System umgegangen werden.
5. Kostenrahmen
Um einen groben Überblick bzgl. den Kosten eines digitalen schwarzen Bretts zu geben, ist nachfolgend eine konservative Beispielrechnung für eine einfache Umsetzung dargestellt. Die Beispielrechnung berücksichtigt dabei alle Nettokosten, die für Anschaffung als auch den Betrieb relevant sind. An dieser Stelle gilt es zu beachten, dass bei umfangreichen Projekten einzelne Positionen unterschiedlich ausfallen können. Für die Bewertung eines jeden Business Base sind die Total Cost of Ownership (TCO) entscheidend.
HARDWARE
Anmerkung: Die Garantie bei den dargestellten Hardwarekomponenten beträgt i.d.R. 3 Jahre. Der angesetzte Aufwand für die Installation ist ein Pauschalbetrag, wobei die Kosten für Beschaffung, Planung, Installation und Entsorgung bereits enthalten sind. Bei aufwendigen Installationen sind ggf. weitere Kosten zu berücksichtigen.
SOFTWARELIZENZ
CONTENT-MANAGEMENT (INTERN)
WARTUNG & SERVICE (EXTERN)
Fragen/ Feedback/ Beratung
Bei offenen Fragen und Feedback stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
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Mit freundlichen Grüßen
Das HR Infotainment-Team
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